1. Pihak yang mengendalikan maklumat anda
Pengendali platform ialah Smart Butler Sdn Bhd, nombor pendaftaran 202501020174 (1621587-H). Butiran hubungannya dipaparkan di bawah. Nama syarikat dalam ruang kerja anda mengenal pasti pelanggan organisasi yang mentadbir ruang kerja tersebut; ia tidak semestinya Smart Butler Sdn Bhd.
Smart Butler mengendalikan maklumat akaun, langganan, sokongan dan keselamatannya sendiri. Bagi rekod hartanah yang diproses atas arahan pelanggan organisasi, pelanggan tersebut boleh bertindak sebagai pengawal data dan Smart Butler sebagai pemproses datanya. Peranan bergantung pada pemprosesan sebenar dan aturan yang berkenaan. Notis berasingan pelanggan organisasi juga boleh terpakai kepada aktiviti penyewaan dan pengurusan hartanahnya.
2. Maklumat yang boleh dikendalikan oleh platform
Maklumat yang terlibat bergantung pada ciri yang anda gunakan dan rekod yang dibekalkan oleh organisasi anda. Tidak setiap medan dikumpulkan daripada setiap pengguna.
- Maklumat akaun dan hubungan: nama, e-mel, nombor telefon, organisasi, peranan, jemputan dan rekod pengesahan.
- Rekod hartanah dan penyewaan: butiran hartanah/unit/ruang, maklumat penghuni atau pemilik, tempoh sewa, perjanjian, hubungan kecemasan dan dokumen identiti yang dimuat naik apabila dibekalkan.
- Maklumat profil untuk pentadbiran hartanah, seperti kewarganegaraan, kaum, jantina, pekerjaan dan nombor identiti; kumpulkan hanya maklumat yang sesuai dan diperlukan.
- Rekod kewangan dan dokumen: butiran bank apabila dibekalkan, invois, deposit, perbelanjaan, tuntutan, resit, rujukan pembayaran dan bukti sokongan yang dimuat naik.
- Rekod operasi dan teknikal: pengecam meter yang ditetapkan, bacaan penggunaan dan kredit, rekod akses pintar yang diaktifkan, maklumat peranti/pelayar, alamat IP, log keselamatan, peristiwa audit dan surat-menyurat sokongan.
3. Sumber maklumat
Maklumat boleh datang terus daripada anda, daripada pelanggan organisasi atau kakitangannya yang diberi kuasa, daripada pemilik atau penyewa yang terlibat dalam hubungan hartanah berkenaan, daripada dokumen yang dimuat naik atau daripada penyedia pembayaran, e-mel, meter dan akses yang dikonfigurasikan.
Sesetengah rekod teknikal dijana apabila perkhidmatan digunakan atau apabila integrasi melaporkan peristiwa. Jika individu lain membekalkan maklumat anda, hubungi pentadbir ruang kerja yang bertanggungjawab atau Smart Butler untuk bertanya tentang sumber dan tujuannya.
4. Tujuan pemprosesan maklumat
Tujuan yang dicadangkan ialah menyediakan akses akaun dan ruang kerja yang diminta; mentadbir hubungan hartanah dan penyewaan; menyediakan dan mendapatkan dokumen; memproses dan menyelaraskan pembayaran, deposit, tuntutan dan tambah nilai; menyediakan paparan pemilik/penyewa yang dibenarkan; memberi sokongan; melindungi akaun; menyiasat insiden; serta menyimpan rekod transaksi dan audit yang sesuai.
Pemprosesan hendaklah dihadkan kepada tujuan yang berkaitan dan dimaklumkan serta asas undang-undang, persetujuan atau pengecualian statutori yang terpakai. Keperluan tambahan boleh terpakai kepada data peribadi sensitif. Jangan muat naik maklumat sensitif yang tidak diperlukan atau data individu lain tanpa kuasa yang sesuai.
Pemasaran pilihan adalah berasingan daripada akses akaun dan mesej perkhidmatan. Membaca dasar ini bukan persetujuan menyeluruh kepada pemasaran yang tidak berkaitan atau penggunaan baharu maklumat peribadi.
5. Maklumat yang diperlukan dan pilihan anda
Maklumat untuk mengenal pasti pengguna yang dijemput, mengesahkan akses, mentadbir penyewaan, menyediakan dokumen atau melaksanakan pembayaran yang diminta boleh diperlukan bagi perkhidmatan tersebut. Tanpanya, akaun atau transaksi berkenaan mungkin tidak dapat diselesaikan. Butiran hubungan, medan profil dan lampiran pilihan hendaklah dibekalkan hanya apabila berkaitan; organisasi yang bertanggungjawab hendaklah mengenal pasti medan yang diwajibkan dan sebabnya.
Anda boleh bertanya tentang mengehadkan pemprosesan atau menarik balik persetujuan apabila terpakai melalui butiran hubungan di bawah. Sesetengah pemprosesan atau rekod mungkin perlu diteruskan apabila dikehendaki secara sah. Had boleh menjejaskan perkhidmatan berkenaan; akibatnya hendaklah diterangkan dan bukan menganggap setiap medan sebagai wajib.
6. Akses dan penzahiran
Maklumat boleh tersedia kepada kakitangan pelanggan organisasi yang diberi kuasa dan, apabila berkaitan serta dibenarkan, pemilik atau penyewa yang dikaitkan dengan rekod tertentu. Menetapkan perbelanjaan kepada penyewaan atau akaun pemilik tidak dengan sendirinya membenarkan penzahiran semua lampiran atau nota dalamannya.
Maklumat berkaitan boleh diproses oleh penyedia pengehosan, storan, e-mel, sokongan, pembayaran, meter atau akses pintar yang dilantik. Bergantung pada integrasi yang dikonfigurasikan, contoh termasuk Cloudflare R2 untuk storan fail dan Xendit untuk halaman pembayaran; ini bukan senarai penyedia penggunaan sebenar yang lengkap dan disahkan. Penyedia menerima maklumat yang sesuai dengan perkhidmatan yang diaktifkan dan aturan yang berkenaan.
Maklumat juga mungkin perlu dizahirkan kepada penasihat profesional atau pihak berkuasa apabila dikehendaki secara sah. Notis akhir mesti mengenal pasti golongan penerima yang berkenaan dan penzahiran tambahan. Pemasaran yang tidak berkaitan, penjualan atau penggunaan sekunder lain tidak boleh dianggap dibenarkan hanya kerana terma platform diterima.
7. Pembayaran dan dokumen sokongan
Penyedia pembayaran memproses maklumat pembayaran menurut notisnya sendiri yang berkenaan. Smart Butler boleh menerima pengecam pembayaran, kemas kini status, amaun dan rujukan berkaitan yang diperlukan untuk penyelarasan. Maklumat bank, resit dan bukti tuntutan yang dibekalkan kepada ruang kerja boleh mengandungi maklumat peribadi dan hendaklah dikongsi hanya dengan penerima yang sesuai.
Semak pedagang, penerima bayaran dan penyedia yang dinamakan sebelum mengemukakan maklumat pembayaran. Jangan hantar kata laluan, kod sekali guna atau kelayakan pembayaran penuh yang tidak diperlukan dalam lampiran tuntutan atau e-mel sokongan.
9. Storan dan pemprosesan di luar negara
Maklumat peribadi boleh diproses di luar Malaysia jika penyedia pengehosan atau integrasi yang dikonfigurasikan beroperasi di sana. Destinasi sebenar, akses penyedia dan perlindungan belum disahkan bagi notis ini.
Sebelum notis yang berkuat kuasa diluluskan, pengendali dan pelanggan organisasi yang berkaitan mesti mengesahkan pemprosesan di luar negara serta syarat pemindahan yang terpakai, dan memberikan maklumat serta pilihan yang diperlukan. Menerbitkan draf ini atau mendapatkan penerimaan umum Terma Penggunaan tidak dengan sendirinya menjadikan pemindahan rentas sempadan sah.
10. Keselamatan dan penyimpanan
Platform merangkumi pengesahan, semakan kebenaran dan mekanisme audit yang bertujuan mengehadkan akses serta menyokong siasatan. Tiada perkhidmatan dalam talian boleh menjamin keselamatan mutlak. Laporkan pendedahan yang disyaki atau aktiviti akaun tanpa kebenaran dengan segera tanpa memasukkan maklumat sensitif yang tidak diperlukan dalam laporan.
Maklumat hendaklah disimpan hanya bagi tujuan operasi yang berkaitan dan keperluan yang sah, dengan pengendalian sandaran, rekod audit dan penahanan undang-undang yang sesuai. Menutup akaun tidak memadam secara automatik dokumen pelanggan organisasi yang telah dikeluarkan atau rekod yang mesti disimpan secara sah.
Tempoh penyimpanan tepat, tamat tempoh sandaran, prosedur pemadaman, akses sokongan dan aturan tindak balas insiden mesti disahkan serta diluluskan. Draf ini tidak menjanjikan pemadaman serta-merta, tempoh penyimpanan tetap atau pensijilan keselamatan tertentu.
11. Permintaan dan aduan
Hubungi info@smartbutler.com.my untuk bertanya tentang maklumat anda, meminta akses atau pembetulan, menarik balik persetujuan yang terpakai, membantah pemasaran langsung atau mengemukakan aduan privasi. Permintaan lain, termasuk mudah alih data atau pemadaman, bergantung pada undang-undang yang terpakai, kebolehlaksanaan teknikal dan keperluan penyimpanan yang sah; draf ini tidak menjanjikan hak tanpa syarat untuk memadam semua rekod.
Kenal pasti ruang kerja dan permintaan tanpa menghantar dokumen identiti yang tidak disunting kecuali jika diperlukan secara khusus melalui saluran selamat yang sesuai. Identiti dan kuasa mungkin perlu disahkan. Apabila pelanggan organisasi mengawal rekod berkenaan, permintaan mungkin perlu diselaraskan dengannya.
Jika kebimbangan tidak diselesaikan, anda boleh menghubungi Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia melalui saluran rasmi Jabatan Perlindungan Data Peribadi. Prosedur akhir mesti mengesahkan pengendalian permintaan, pengesahan dan tarikh akhir statutori yang terpakai.
12. Perubahan dan hubungan
Dasar akhir hendaklah menyatakan tarikh kuat kuasa dan versinya serta menerangkan perubahan penting sebelum perubahan pemprosesan apabila diperlukan. Tujuan atau penzahiran baharu boleh memerlukan notis yang dikemas kini serta pilihan atau persetujuan tambahan. Tiada persetujuan baharu direkodkan hanya kerana draf ini dilihat.
Bagi pertanyaan platform, gunakan butiran hubungan syarikat di bawah. Pelanggan organisasi hendaklah mengenal pasti secara berasingan hubungannya bagi maklumat penyewaan atau pengurusan hartanah. Butiran pengendali Smart Butler tidak boleh digantikan secara senyap dengan penjenamaan ruang kerja pelanggan organisasi.
Perkara yang perlu disahkan sebelum kelulusan
- Sahkan penyedia sebenar, golongan penerima, destinasi storan dan perlindungan rentas sempadan.
- Sahkan tempoh kuki/storan, penjejakan pilihan dan amalan pemasaran.
- Luluskan jadual penyimpanan dan pemadaman sandaran serta prosedur penutupan akaun/eksport.
- Sahkan tanggungjawab pelanggan organisasi/pengawal data dan platform/pemproses data dalam perjanjian yang sesuai.
- Sahkan pengendalian permintaan dan prosedur insiden serta nilai kewajipan DPO dan pemberitahuan pelanggaran yang terpakai.
- Dapatkan semakan undang-undang Malaysia, luluskan kedua-dua bahasa dan tetapkan tarikh kuat kuasa.
Hubungi pengendali platform
Smart Butler Sdn Bhd
- Nombor pendaftaran
- 202501020174 (1621587-H)
- Alamat
- 4, Lorong Singgora, 10150 Georgetown, Penang, Malaysia
- Telefon
- +60 10-547 6618
- Hubungan privasi dan platform
- info@smartbutler.com.my
- E-mel tambahan
- smartbutler.pg@gmail.com